電子メールはビジネスに欠かせないツールです。特定の人同士のやりとりの他にも、多数の人への情報発信などにも積極的に活用されています。
多数の人への情報発信として活用されるメールは「メルマガ・メールニュース」等と呼ばれます。 「メルマガ・メールニュース」等、多数の方への情報発信の手段としての電子メールを、従来の一般的な情報発信の手段であるダイレクトメール(DM)やFAXDMと比べた際のメリットとして、以下のような点が挙げられます。
電子メール配信なら原稿を作成すれば、即情報発信可能です。もちろん、情報発信後すぐにお客様のところへ情報が届きます。
DM(ダイレクトメール)であれば郵送にかかる時間はもとより、原稿の制作・印刷などにも時間が必要なので「DMを発送しよう!」と思ってからお客様に情報が届くまでには、多くの時間が必要となってしまいます。
FAXでA4用紙を1枚送信すると一般的に約20円〜のコストが発生、郵送のDMであれば1通あたり80円(封書の場合)は必要です。 電子メール配信なら、メール1通あたり0.9円で送信可能です(※ Mail-High(メルハイ)ご利用の場合)。
情報発信にかかる費用の違いは一目瞭然ですね!
電子メール配信なら、デジカメで撮影した写真を添付ファイルとしてすぐに送信することも可能ですし、ワードやエクセルで作成した原稿を添付ファイルとしてお届けすることも可能です。HTMLメールなら、本文中に画像を表示させることも可能です。キレイな写真や、図表を素早くお客様にご覧いただけます。
FAXのDMでは、写真入りの原稿は、なかなかキレイに送信できません。郵送ならキレイな画像をお届けすることもできますが、原稿のカラー印刷費用も馬鹿になりません。
これらの内容を以下の表にまとめてみます。
| メリット | デメリット | |
|---|---|---|
| メール配信 (Mail-High) |
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| ダイレクトメール |
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| FAXDM送信 |
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このように、メール配信を活用した情報発信にはいくつものメリットがあります。 多数の人に対して、一斉にメールを配信するには、どのような方法があるのでしょうか?
多くの人に対してメールを配信する一番簡単な方法は、たくさんのアドレスを宛先(TO)やCCに設定してメールを送信することです。しかしながら、多くのメールアドレスを宛先などに登録する方法は、ビジネスでは多くのケースで、適当な方法とはなりません。
その理由は、「宛先メールアドレスが全ての受信者(メールを受け取る人)に公開されてしまう」からです。
例えば、全て同じ会社に属する人に対してメールを一斉に送信するのであれば、全受信者に対して、メールアドレスが公開されてしまっても良いかもしれません。同じ会社に属しているのであれば、それぞれの人のメールアドレスは、多くの場合で必然的に知りえる情報だからです。
では、メールの受信者間に、特別な関係がない場合はどうでしょうか?
ビジネスで活用されるメール配信では、多くの場合、お客様や取引先などの関係者への、情報の一斉配信です。当然ながら、お客様間や関係者間には、何の関係性もなく、お互いのメールアドレスを知り得る環境ではないでしょう。そのような方々に対して、全受信者を公開してメール送信を行うことが、得策ではないことは明白です。誰だって、全く面識もなく、お互いに紹介される間柄でもない人に対して、メールアドレスを教える必然性はありません。
そこで、多く利用されている方法が、[BCC]機能を使ったメール配信です。[BCC]機能を使うことで、全ての受信者にメール送信先宛先を公開することなく、一斉にメール送信を行うことができるからです。
もう1つの方法が、メール配信サービスを活用することです。メール配信サービスには、パッケージソフトウェアか、ASP方式でサービス提供されるものがあります。
それでは、[BCC]機能を使ったメール送信と、メール配信システム(本サイトではASP方式のみ言及します)を使ったメール配信の違いについて、考えていきます。