『簡単操作』『低価格』電子メール一斉同報配信サービス『Mail-High（メルハイ）』

Mail-Highユーザーインタビュー：社団法人船橋市医師会　事務局ご担当者　様

船橋市民の健康の生命を守る、より良い医療を提供するために、各種検診や予防接種などの事業の他に、会員となる医師や市民への情報発信などに取り組む船橋市医師会。
その様々な活動の中で、メール配信サービスをどのように活用されているのか、船橋市医師会の事務局ご担当者様にお話を伺いました。

●　FAXでの情報発信を補完するツールとしてメール配信を活用

船橋市医師会が所在する
船橋市中央保健センター

−−宜しくお願い致します。最初に、貴会でどのようにメール配信サービスをご活用いただいているか、概要を教えて下さい。

事務局様：　船橋市医師会の会員の医師に対して、お知らせ情報発信を行っています。医師会員では、FAXの利用率はほぼ100％だと思いますが、電子メールの利用率は、まだまだそう多くありません。
しかし、会員医療機関の中には、「FAXでは送って欲しくない」と希望される方もいらっしゃいます。そういった方々に対して、Mail-Highを使い、電子メールで情報を発信するようにしています。つまり、FAXでの情報発信を補完的なツールとして、利用しております。

−−主に、どのような情報を会員医師の皆様に、発信されているのでしょうか？

事務局様：　発信する情報としては、会員向けの講演会などのお知らせや、医師会のイベントや総会などの会合がある際の、日時などの開催情報を発信しています。
その他には、会員向けのアンケートをメール配信を通じて実施する場合もあります。例えば、がん検診や予防接種などを、実施いただける医療機関の募集などをアンケートを通じて実施することがあります。

−−アンケートや予防接種に協力いただける医療機関の募集などは、どのように行われているのですか？

事務局様：　FAXで送る原稿をPDF化して、添付ファイルとしてMail-Highで配信しています。アンケートの場合には、返信は全てFAXで受け付けるような形で運用をしています。
従来は、こういったアンケートなども全てFAXなど紙媒体を通じて行っていました。しかし、紙が多くなってしまい、それを嫌う会員さんも多くなってきましたので、そういった方にはメールのほうで情報を発信するようにしており、FAXからメールでの情報発信へ少しずつ移行してきています。現在、FAXが3分の2、3分の1が電子メールといったところでしょうか。

●　料金体系、添付ファイル機能、お試しIDで内容確認をしてMail-Highに決定

船橋市医師会特定健康診査
参加医療機関紹介ページ
（船橋市医師会ホームページ内）

−−Mail-Highのようなメール配信サービスをご検討いただくようになったきっかけを教えて下さい。

事務局様：　以前は、メールを希望される会員宛には、BCC配信でメール送信を実施していました。100件を越える頃から、いろいろと問題も出てきましたので、メール配信システムを導入することに決定しました。

−−メール配信サービスをどのようにお探しになりましたか？またその中から、Mail-Highをご採用いただいた決め手は、どんなところにありましたか？

事務局様：　Mail-Highはインターネット検索を通じてサービスを確認し、お試しIDを利用した上で、採用を決定しました。
私達の配信数に対して、利用料金が適当だったのと、お試しIDで使い勝手をテストできたので、安心して導入できました。
メール配信サービスの導入に際しては、他社システムとも比較をしましたが、料金の他には、添付ファイル送信ができるということろは、大きなポイントになりました。URLからのダウンロード形式ではなく、通常のメールと同じように添付ファイルが送信できることが良かったですね。

−−Mail-Highの操作に難しいところやわかり難いところはありましたか？

事務局様：　導入当初は、マニュアルを確認する事もありましたが、一通りの利用方法が固まってきてからは、操作方法が頭に入ってしまうので、操作面で困ることはないですね。

●　間違いのない情報発信を行うため、予約配信機能を活用

−−会員医師の皆様への情報発信は、どのくらの頻度で実施されていますか？

事務局様：　メールは、毎週金曜日に定例で送信しているのと、それ以外にお伝えしなければならない情報がある際には、臨時号の配信を行っています。

−−メール配信に際して、特に注意されているポイントはありますか？

事務局様：　配信に際しては、必ず予約配信を利用するようにしています。毎週金曜日の同じ時間に配信する事もありますが、即時配信だと配信後に間違いに気づいた場合でも取り消しができないので、配信予約をしてから実際の配信までに余裕が持てる、予約配信を利用して、間違いのない情報を発信できるようにしています。

−−臨時号のメール配信に際しても、予約配機能をご利用されているのでしょうか？

事務局様：　はい、臨時号でも予約配信機能を利用しています。配信先が医療機関となりますので、18時以降はメールを見られない方も多くいらっしゃいます。夕方近くで急に臨時配信を行うケースもありますが、そういった場合でも、急いでいるからこそ予約配信機能を使い内容を見直せるようにしたいものです。
そういった面では、できれば5分単位くらいのきめ細かい予約配信ができると嬉しいですね（注：2011年現在、Mail-Highの予約配信は15分単位）。

●　"保存メール""リジェクトメール"機能を活用し効率的なメールでの情報発信を実現

−−会員の皆様への情報発信となりますと、確実に情報が届いていることも重要になると思います。Mail-Highでメール配信を実施された後は、リジェクトメールリストをチェックをされていますか？

事務局様：　はい、リジェクトメールリストは配信後にはチェックするようにしています。稀に、受信者側のメールサーバーが容量オーバーのケースもありますので、そういった際には、会員に個別に連絡をさせていただいています。こちらからご連絡を差し上げると、意外と受信者の方が気づいていないこともありますね（笑）。
確かに、広く読者を募って配信するメールではありませんので、会員様にしっかりと情報が届けられることが大切だと考えています。

−−他に良くお使いになるMail-Highの機能はございますか？

事務局様：　あとは、保存メール機能も良く使っています。当会のメール配信では、お伝えする内容の大半が、PDFファイルに記載されているケースが多くなります。 そのためメール本文はある程度定型文章になってきますので、保存メール機能に何パターンかメール本文を保存しておき、必要に応じて保存メールから本文を読み込んで使っています。

−−最後に、その他にMail-Highに「こんな機能があればいいな」といったご要望がありましたら、お聞かせ下さい。

事務局様：　メール配信に際にして差し込み機能も使っています。配信作業を行っているMail-Highの画面上から差込状況が確認できるようになれば嬉しいですね。テスト配信は行っていますが、作業の手間もかかりますので、メールを作成をしている画面上から、直接内容が確認できれば嬉しいですね。

−−本日は、どうもありがとうございました。（終了）

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